PEMODELAN PROSES BISNIS

PEMODELAN PROSES BISNIS

Definisi Proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas.

Definisi Bisnis : untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang (konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut.

Proses Bisnis adalah Sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi.

Pentingnya Proses Bisnis : Memperbaiki PROSES BERARTI Memperbaiki BISNIS

Bisnis dapat lebih bersaing dan menghasilkan profit lebih banyak, Kenaikan produktifitas, Menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang lebih tinggi, Memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam penggunaan sumber daya, termasuk staf, Merespon lebih cepat pada peluang baru, Meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik, Menjalankan teknologi yang lebih baru tanpa hambatan.

Cara Pemodelan Proses Bisnis :

·          Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan

·          Pemahaman & memetakan proses yang berjalan

·          Mengukur kinerja proses

·          Menentukan akar masalah (root cause)

·          Mengidentifikasi perbaikan proses (Menggunakan cara ESIA) :

·          Implementasi perbaikan proses bisnis

Pemodelan bisnis memodelkan sistem organisasi ke dunia nyata. Model bisnis sangat membantu kita untuk memahami masalah yang harus diselesaikan oleh perangkat lunak yang akan kita buat. Lalu apa proses-proses bisnis dan bagaimana mungkin mereka dirancang untuk mendukung satu sasaran organisasi?

Bagaimana cara kita mendesain sistem informasi untuk mengumpulkan,memelihara, dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diperlukan oleh manajemen mengatur efektifitas proses-proses bisnis dalam jaman informasi ?

Analisis akan menggunakan model semantik model dari aksiaksi nyata atau penomena. Yaitu menggunakan REAL Business Process Modeling sebagai suatu metode untuk membantu anda memahami model proses-proses bisnis.

Model proses bisnis menjelaskan fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis, yang meliputi masukan, kontrol, keluaran, dan mekanisme / sumber daya yang digunakan dari kegiatan tersebut.

Model ini dimanfaatkan untuk memahami bagaimana tenaga kerja dan sumber daya yang ada digunakan untuk membuat produk atau jasa bagi Pelanggan perusahaan. Juga untuk mengidentifikasi bagianbagian yang dapat diperbaiki, dibuat lebih efisien dan direkayasa ulang, dan memberikan pemahaman tentang apakah Sistem / Aplikasi dapat diotomatisasi atau merampingkan proses interaksi manusia atau mesin, dengan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan sistem.

Model ini mengintegrasikan :

a.      kegiatan antar departemen/perusahaan, terutama yang diperlukan setelah merger 2

departemen/perusahaan yang berbeda atau merger orangorang/kelompok memproduksi produk sejenis atau jasa yang saling berkaitan

b.      Membantu dalam pelaksanaan dan penerimaan Six Sigma, ISO, CMM atau standar lainnya.

c.       Mengidentifikasi apa yang nilai berwujud (produk atau jasa) yang diproduksi yang dibutuhkan untuk memahami

·           Mulai di bagian atas rantai nilai dan bekerja ke bawah dan bekerja ke bawah untuk mengidentifikasi Rakyat dan Entitas yang terlibat dalam Proses

·           Mulai di bagian bawah rantai nilai dan bekerja ke atas lagi untuk memahami setiap langkah prestasi yang mengarah ke hasil yang diinginkan

d.      Mengatur Wawancara lengkap terhadap orangorang yang terlibat (atau representasi yang adil dari kelompok besar) untuk dapat mengungkap orangorang atau perangkat proses yang sebelumnya tidak terdeteksi

Model proses bisnis diperlukan untuk:

o   Memahami bagaimana prosesproses yang sudah ada bekerja

o   Menjelaskan kepada pelaku proses apa yang harus dikerjakan dan kaitannya dengan proses lain

o   Membantu memastikan konsistensi dalam pelaksanaan proses

o   Mengidentifikasi masalah dan kelemahan proses bisnis yang ada sehingga dapat dikembangkan yang lebih baik

Proses Bisnis dalam Konteks Organisasi

o   Pemahaman terhadap konteks organisasi dapat membantu untuk memahami bagaimana proses bisnis dijalankan

o   Ini dapat dilihat melalui diagram Struktur Organisasi yang menggambarkan area fungsional dari sebuah organisasi

Kelemahan Struktur Organisasi

o   Berorientasi internal

o   Tidak terlalu memperhatikan aspek pelanggan

o   Menjelaskan struktur formal dan mengabaikan komunikasi informal

o   Bersifat statis à tidak menjelaskan reaksi terhadap pelanggan, karena terkadang sebuah proses melibatkan orang dari berbagai area fungsional yang berbeda (misal pemesanan)

Pandangan Alternatif terhadap Organisasi

o   Model Organisasi menggambarkan proses internal dan lingkungan eksternal dimana organisasi beroperasi

o   Dikembangkan dalam 2 tahap:

a.         Mempertimbangkan faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi

b.        Menganalisis proses bisnis internal

Area Eksternal

1.        Pemasok sumberdaya yang diperlukan oleh proses bisnis

2.        Pelanggan yang menggunakan dan memanfaatkan produk/jasa organisasi

3.        Pesaing yang bergerak di industri atau lingkungan bisnis yang sama

4.        Faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi (PESTLE)

Hal yang Dipertimbangkan (contoh)

1.        Sumberdaya apa yang dibutuhkan?

2.        Siapa pesaing utama dalam meraih pelanggan?

3.        Lingkungan eksternal apa yang membatasi ruang gerak organisasi?

4.        Siapa pemilik organisasi yang harus dipuaskan?

5.        Siapa sesungguhnya pelanggan organisasi?

Sudut Pandang Organisasi terhadap Proses Bisnis

Peta proses bisnis organisasi dibentuk dari kumpulan aktifitas tingkat tinggi yang dilakukan untuk memberikan manfaat kepada pelanggan

Peta Proses Bisnis

Peta bisnis proses menggambarkan kumpulan proses yang berkaitan dalam satu diagram tunggal

Value Chain Porter

Value Chain untuk Organisasi Manufaktur

Value Proposition

Value proposition menentukan hal-hal yang dibutuhkan organisasi untuk disampaikan kepada pelanggan, meliputi:

1.      Atribut produk/jasa

2.      Aspek hubungan pelanggan

3.      Aspek citra dan reputasi

o Proses bisnis adalah mekanisme penyampaian tersebut bagi organisasi

Atribut Produk/Jasa

·          Fungsionalitas à apa yang dapat dilakukan oleh produk

·          Harga yang dikenakan untuk produk tersebut

·          Kualitas à sebaik apa produk yang dihasilkan

·          Pilihan à produk standar atau produk custom

·          Ketersediaan à kecepatan respon terhadap pesanan pelanggan

Diferensiasi Organisasi

·          Menjadi yang paling efisien

·          Memiliki produk yang terbaik

·          Memberikan layanan pelanggan yang terbaik

Pemodelan Proses Bisnis dalam Perancangan Sistem Informasi

Salah satu inti ketika akan merancang sistem informasi adalah pemahaman terhadap domain organisasi yang akan diakomodasi oleh sistem. Sehingga dengan kata lain, jika domain tidak dikuasai dengan baik, maka alur sistem yang akan dibangun memiliki kemungkinan besar tidak sesuai dengan harapan.

Untuk dapat menguasai domain organisasi yang akan dikembangkan menjadi suatu sistem informasi, tidak akan terlepas dari pemahaman terhadap proses-proses bisnis dalam domain organisasi tersebut. Sebagai contoh jika akan membangun suatu sistem informasi akademik, maka harus memahami domain organisasi yang terkait dengan aktifitas akademik dari organisasi tersebut.

Setelah memahami domain dan proses bisnis dalam domain tersebut, maka selanjutnya adalah memodelkan proses-proses tersebut. Berbagai macam standar pemodelan dapat digunakan seperti misal IDEF0 dan DFD. Untuk memodelkan proses bisnis dalam suatu domain organisasi juga bukanlah perkara yang mudah, terutama pada domain organisasi yang sangat kompleks. Sehingga di sini perlu dipahami dan disepakati dengan baik seberapa dalam proses yang akan dianalisis. Hal ini untuk menghindari kerumitan yang lebih besar akibat adanya proses bisnis dalam domain organisasi yang tidak memiliki pengaruh cukup signifikan terhadap pelayanan teknologi infomasi.

Kendala lain terkait proses bisnis dalam suatu domain organisasi adalah adanya suatu proses bisnis dalam domain organisasi yang sering mengalami perubahan. Untuk itu ada baiknya ketika dalam memahami proses bisnis organisasi diukur terlebih dahulu tingkat kedewasaan (maturity) proses organisasi tersebut. Semakin tinggi level maturity dari proses bisnis organisasi, maka dapat dipastikan semakin jarang proses tersebut berubah-ubah, sehingga sistem yang akan dikembangkan dapat lebih stabil dan dapat bertahan lama.

Lebih lanjut, pengukuran tingkat kedewasaan proses bisnis dapat menjadi salah satu parameter yang ikut menentukan jangka waktu portfolio aplikasi.

Proses bisnis dipicu oleh kejadian (event) bisnis yang melibatkan lima komponen kunci :

1.      Tugas yang menyusun proses

2.      Alur proses

3.      Titik keputusan

4.      Pelaku (actor) yang melakukan tugas

5.      Hasil dari proses bisnis

Pemodelan Proses Bisnis REAL

REAL merupakan kependekan dari Resources, Events, Agents, and Locations. Pemodelan REAL merupakan suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menunjukkan Karakteristik-karakteristik dasar yang akan menggambarkan prose-sproses bisnis dan kejadian-kejadiannya.

Membuat pemodelan REAL mengharuskan Anda mengidentifikasi aktivitas-aktivitas bisnis yang penting dan ciri-ciri mendasar dari aktivitas-aktivitas bisnis tersebut.

Saat menganalisa suatu proses bisnis, Anda dapat menemukan ciri-ciri mendasar dari kejadian-kejadian bisnis dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut ini:

1.      Apa yang terjadi?

2.      Kapan itu terjadi?

3.      Siapa saja yang terlibat dan peran/tugas apa yang dimainkannya?

4.      Sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak?

5.      Di mana kejadian itu terjadi?

6.      Kesalahan apa yang dapat terjadi saat melaksanakan suatu kejadian?

6 Langkah Untuk Menganalisa Suatu Proses Bisnis dan Mengembangkan Pemodelan REAL awal :

Langkah 1

1.      Memahami lingkungan organisasi dan tujuan-tujuannya.

2.      Meninjau prosesproses bisnis dan mengidentifikasi kejadian-kejadian operasional yang penting.

3.      Menganalisa setiap kejadian yang terdaftar pada langkah ke2, untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya, pihakpihak, dan lokasilokasi yang terkait dengan suatu kejadian.

4.      Mengidentifikasi perilaku, karakteristik, dan sifat dari kejadiankejadian, Sumber-sumber daya, pihakpihak, dan lokasilokasi.

5.      Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan langsung antara sumber-sumber daya, kejadian-kejadian, Pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.

6.      Memvalidasi pemodelan REAL dengan pimpinan bisnis.

Studi Kasus: Toko Ritel Barokah

o   Pembeli dapat membeli berbagai macam barang di Barokah.

o   Setiap penjualan melibatkan seorang pelanggan yang dilayani oleh seorang karyawan.

o   Pelanggan dapat membeli satu atau lebih barang.

o   Para karyawan secara acak melayani pelanggan.

o   Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada sebuah mesin pencatat (cash register). Barokah memiliki beberapa mesin pencatat.

o   Setiap barang yang dijual tidak diidentifikasi secara unik. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan jenis barang.

o   Pelanggan dapat membayar dengan tunai, cek, atau kartu kredit.

Matriks Pemodelan Proses Bisnis REAL

Kejadian	Tujuan Bisnis	Pemicu Kejadian	Resiko Bisnis	Catatan

Barokah telah mengidentifikasi dua kejadian operasional penting, yaitu:

1.      Menjual barang

2.      Menerima pembayaran

Dari 2 kejadian operasional tersebut (menjual barang dan menerima pembayaran), Barokah melibatkan:

o   1 pihak internal: karyawan.

o   1 pihak eksternal: pelanggan.

o   2 sumber daya: barang dagangan dan uang tunai.

o   1 lokasi: mesin pencatat.

Beberapa karakteristik proses bisnis Barokah:

o   Setiap transaksi penjualan mengambil tempat di sebuah cash register.

o   Setiap transaksi hanya melibatkan seorang pelanggan saja.

o   Hanya seorang karyawan yang bertanggung jawab terhadap suatu transaksi.

o   Setiap transaksi penjualan dapat melibatkan satu atau lebih barang.

o   Barangbarang dagangan McKell’s tidak diidentifikasi secara unik.

o   Antara karyawan dengan pelanggan tidak ada hubungan khusus.

Beberapa karakteristik tambahan proses bisnis Barokah:

o   Pembeli hanya bisa membeli barangbarang dagangan, bukannya barangbarang milik toko.

o   Pembeli tidak bisa membeli barang melebihi jumlah persediaan yang dimiliki took

o   Pembeli tidak bisa membeli barang yang tidak ada di toko.

Pemodelan Proses Bisnis menggunakan BPMN

Business Process Modeling Notation atau BPMN adalah suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu standard baru pada pemodelan proses bisnis.

BPMN bertujuan untuk menyediakan sebuah notasi yang mudah dimengerti dan dipahami pembacaannya bagi seluruh pihak bisnis baik dari seorang analis bisnis yang membuat draft proses, sampai ke pengembang teknik yang bertanggungjawab dalam implementasi teknologi proses tersebut, dan terakhir bagi para pelaku bisnis yang akan menjalani serta mengawasi prosesproses tersebut.

Dari hasil pemahaman proses bisnis, kemudian dilakukan pemetaan proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan BPMN (Business Process Modeling Notation) sebagai contoh tools BPMN adalah Unified Modeling Language (State Diagram), Data Flow Diagram (Diagram Konteks), Microsoft Visio, Aris Tools, TIBCO.